Traditionell miljötillsyn innebär ofta tidskrävande platsbesök och administration för både företagare, privatpersoner och kommuner. Genom digital tillsyn kan kunderna själva lämna uppgifter via självservice när det passar dem och miljöinspektörer kan fokusera på de tillsynsinsatser som ger mest nytta.
Detaljer
Utvecklingsarbetet har genomförts i flera etapper och för varje steg har kundernas inspel legat till grund för det fortsatta utvecklingsarbetet. Metoderna har först infört för tandläkare som bland annat får redovisa själva hur de hanterar farligt avfall och nu testar Kungsbacka liknande arbetssätt för tillsyn av hästgårdar.
Kungsbacka kommun började utvecklingsarbetet 2022 med tandläkare som genom en e-tjänst kunde svara på frågor om sin egenkontroll. Det tyckte de var smidigt, enkelt och digitalt! Utifrån den positiva responsen funderade avdelningen på om det fanns fler relevanta verksamheter och i Kungsbacka kommun finns det många hästgårdar.
Tillsyn har länge varit en traditionell verksamhet där miljö- och hälsoskyddsinspektörer åker ut till företag för att granska deras verksamhet och sammanställer sedan en rapport. För en företagare finns mycket att hålla redan på vilket kan vara svårt och tidskrävande. Tillsynsarbetet är tidskrävande för både kund och verksamhet. För tandläkare, och såklart många andra verksamheter, så är de upptagna med kunder större delen av dagen och har svårt att avsätta tid för att svara på frågor. För hästägare är hästhållningen ofta en hobby eller sidoverksamhet och därför svårt att ibland tajma tillsynsbesök.
Lösning
För hästgårdarna började Kungsbacka kommun med en innovationssprint 2023 och testade då en digital checklista för snabbare få in uppgifterna i system. Kunderna tillfrågades vad de tyckte om tillsynen generellt och resultatet var framför allt att det var dyrt. Slutsatsen blev att undersöka om det gick att korta handläggningstiden och på så vis också minska kostnaden.
Under 2024 utvecklades arbetet och kunderna fick först svara på frågor i en e-tjänst och sen åkte kommunens inspektörer ut på tillsyn. Syftet var att försöka korta ner tiden. Att svara på frågor i en e-tjänst var uppskattat men att kommunen kom på besök obokat var inte så populärt. Under 2025 har en kalenderbokning tagits fram där hästgårdsägarna kan välja en tid som passar deras vardag. Två inspektörer åker på besöken tillsammans, de kan använda restiden för förberedelser och summering och de tar flera inspektioner på samma dag.
Resultat
Genom att utveckla metoderna för tillsyn så att kunden kan förbereda sig innan kan tillsynen ta mindre tid för varje besök vilket gör att vi kan lägga mer tid där det behövs som mest. Genom att involvera företagare och privatpersoner i olika delar av processen så har Kungsbacka kommun skapat lösningar som är mer användarvänliga och effektiva. Kunden får ett brev när det är dags för tillsyn på verksamheten, bokar en dag via e-tjänsten, och får en rapport efter besöket.
Under arbetet har Kungsbacka utvärderat:
- Om arbetssättet skapar förväntad nytta både internt och externt.
- Hur interna processer påverkas av det nya arbetssättet – behöver något justeras?
- Vad som krävs för att lyckas med användningen av surfplattan som arbetsverktyg, inklusive dokumentation av nödvändiga justeringar.
Värde
Den nya metoden innebär en tidsbesparing på nästan en timme per tillsyn, fler tillsynsbesök kan genomföras och avgiften för kund blir ofta lägre.
Mer fokuserat arbete under en kortare tidsperiod. Trygghet att åka två. Ökad samsyn. Gemensamt ansvar.
Kunden upplever det som positivt att välja en tid själv och boka digitalt. Kunden har då större möjlighet att vara med ute på plats. Kunden upplever att tillsynen blir mer värdeskapande eftersom kunden fyllt i självservice med uppgifter om verksamheten inför besöket.
